Бухгалтерский аутсорсинг: как сохранить контроль.

Уже много сказано  о преимуществах передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг, особенно для предприятий малого и микро-бизнеса. Это не только существенная экономия на налогах и организации рабочих мест.  Это отсутствие зависимости от настроения и самочувствия конкретной личности, а также  возможность спрашивать за некачественную работу не только на уровне межличностных отношений, но и на уровне судебных инстанций.

Однако, помимо удобства бухгалтерский аутсорсинг несет и ряд проблем. Среди них: контроль  действий бухгалтерской компании, а именно качества и своевременность предоставляемых услуг.

Что бы не потерять контроль над ситуацией при передаче бухгалтерии на аутсорсинг, существует несколько простых правил.

• Четко определить  объем работы по бухгалтерскому учету, который Вы передаете на аутсорсинг. Всегда можно оставить за собой часть функций по ведению учета и таким образом быть в курсе происходящего. Это возможно в том случае, если у Вас есть сотрудник, который хотя бы немного разбирается в бухгалтерии и у него есть для этого время.
• Прорисовать детальную схему взаимодействия между фирмами. Определить, кто с кем конкретно связывается, по какому поводу,  в какие сроки передаются документы, кто и как быстро отвечает на запросы.
• Наиболее полно прописать в Договоре с бухгалтерской компанией все нюансы, связанные со сроками предоставления и обработки документов, их оформлением и количеством.
• Указать условия компенсации, в случае нарушения сроков предоставления услуг или их некачественного выполнения.
• Заострите внимание на пункте, касающемся конфиденциальности информации. Во-первых, он должен быть, а во-вторых, его действие должно распространяться на некоторый период после окончания договора.
• Введите в практику периодические встречи с представителем аутсорсинговой компании и, возможно, небольшие отчеты о выполненных работах, чтобы представлять какую именно работу для Вас выполнила бухгалтерская фирма. Естественно, здесь не надо перегибать палку и требовать ежедневных отчетов, однако, эпизодические встречи за «рюмочкой чая» с рассказом о том, что конкретно было сделано, возможность задать вопросы о необходимости того или иного действия позволят Вам быть уверенным, что аутсорсинговая компания работает правильно.
• Если Вы меняете собственную бухгалтерию на аутсорсинговую бухгалтерскую компанию, закажите первоначально аудит, чтобы понять какие проблемы существуют сейчас и избежать их в будущем.

Контролировать работу целой бухгалтерской фирмы  не на много труднее, чем собственное подразделение или одного бухгалтера. При грамотном подходе и учете максимального количества нюансов бухгалтерский аутсорсинг позволит Вам сэкономить не только деньги, но и время, которое Вы сможете потратить на развитие собственного бизнеса.