Аутсорсинг бухгалтерских услуг.


Как выбрать аутсорсинговую бухгалтерскую компанию?

question mark Много начинающих, а особенно молодых предпринимателей принимают решение вести бухгалтерию на аутсорсинге. Сегодня, на рынке Санкт-Петербурга по оценкам экспертов работает более 200 бухгалтерских аутсорсинговых фирм разного возраста, с различным количеством персонала, но примерно одним набором услуг и, при пристальном рассмотрении, равными ценами.

Методы выбора компании для аутсорсинга бухгалтерских услуг.

Метод первый. Составляем требования к вакансии главного бухгалтера.

Представьте себе, что Вы хотите взять на работу Главного бухгалтера. Опишите его: возраст, стаж работы, пол, квалификацию, личностные качества, жизненную позицию, а так же сумму, которую Вы готовы платить за бухгалтерский учет. Одновременно посмотрите резюме подобных специалистов и выясните, сколько они стоят. Выберите несколько фирм, сайты которых Вам наиболее симпатичны и договоритесь о встрече. При этом следует понимать, что для Вас главным бухгалтером будет являться руководитель компании, не зависимо от того, кто в действительности будет вести бухгалтерский учет. Желательно, встретиться именно с ним —  он определяет, как работает организация. В разговоре решите для себя: симпатичен ли Вам этот человек, будете ли Вы ему доверять, разделяете ли с ним взгляды на ведение бизнеса. Это важно, так как играть вы будете на одной поляне – и Вы и он – руководители предприятий малого бизнеса а, следовательно, трудитесь на одном правовом поле на территории Российской Федерации.

Метод второй. Проводим маркетинговое исследование рынка аутсорсинговых бухгалтерских услуг.

Отсматриваем около 20 сайтов по интересующим нас запросам. Составляем табличку для выявления лучшего предложения по соотношению цена/качество.  Есть ряд позиций,  которые следует включить в список для сравнения.

  1. Скорость реакции на звонок. В идеале, примерную цену за  аутсорсинг бухгалтерии для Вашей фирмы Вам должны озвучить при первом звонке. Однако, для более точного определения стоимости услуг необходим ряд цифр: количество хозяйственных операций в месяц или квартал,  число сотрудников и пр. На основании этих цифр Вам сделают более конкретное коммерческое предложение. Ожидание ответа не должно превышать 1 рабочий день. Если потенциальный аутсорсер не ответил Вам за это время – не сотрудничайте с ним. В этой организации не настроены бизнес-процессы.
  2. Ценообразование.  Если Вы сравниваете пакетные предложения от различных аутсорсинговых фирм, то внимательно следите, что бы в них входили идентичные позиции. Если перечень бухгалтерских услуг в пакетах не одинаков, то найдите прайс-лист и дополните недостающие цифры. Только в этом случае Вы получите адекватную картину и не будете удивляться, что  заявленная на входе стоимость возросла по факту в 2 раза. Если расчет идет по числу документов или хозяйственных операций, уточните, что именно они понимают под учетом хозяйственной операции и какое количество документов при этом формируется.
  3. Договор. Бухгалтерская компания – это не Ваш Главный бухгалтер. Она не имеет права подписи на Ваших платежных документах, не распоряжается совместно с Вами расчетным счетом Вашего предприятия, следовательно, не ставит подпись под бухгалтерской отчетностью. Однако, в договоре с аутсорсером обязательно должна быть прописана ответственность Исполнителя за полноту, достоверность и своевременность составления отчетности. Так же обратите особое внимание на пункт «Конфиденциальность», особенно —  сколько времени соблюдается коммерческая тайна в случае расторжения Договора.
  4. Способ передачи информации. Существует 2 варианта передачи первичной документации в бухгалтерскую службу. Первый – традиционный – на бумажных носителях. В этом случае бухгалтерская компания, помимо учета, организует  систематизацию и хранение первичных документов. Согласно законодательству эта документация должна храниться 3 года. Второй – электронный, с использованием электронно-цифровой подписи. Он облегчает жизнь предпринимателя с точки зрения отсутствия необходимости передавать документы на бумаге и ускоряет процесс внесения данных в соответствующие регистры бухгалтерского учета. При этом перекладывает на заказчика услуги всю заботу о хранении первичной документации в оригинале.
  5. Взаимодействие с бухгалтерией. Существует несколько вариантов взаимодействия: клиент – персональных бухгалтер, клиент – персональный менеджер, клиент – клиентская служба. Каждый из этих способов имеет свои достоинства и недостатки. На наш взгляд наиболее удобным является связка заказчик – клиентская служба, где работают взаимозаменяемые сотрудники.  Подобная схема не снижает персональной ответственности, так как в итоге за все отвечает руководитель предприятия. Однако, она  позволяет реализовывать сервис «всегда на связи». Если во внутренних регламентах организации четко прописана скорость реакции на запрос клиента, то можно не волноваться. Любой запрос будет выполнен надлежащим образом и в срок.
  6. Наличие в штате аутсорсингового подразделения «узких» специалистов – юриста и специалиста по кадрам. Работая в правовом поле, предприниматель заключает Договоры с поставщиками, подрядчиками, покупателями и заказчиками. Целесообразно выбирать компанию, у которой есть в штате квалифицированный юрист, чтобы была возможность своевременной грамотной консультации или подготовки документов. Такая же история возникает и при кадровом учете. Бухгалтерские организации не заменят Вам отдел кадров с точки зрения подбора и найма персонала. Однако, если у них есть соответствующий специалист, они, помимо начисления заработной платы,  всегда могут составить штатное расписание, подготовить приказы по персоналу, договора, сделать записи в трудовых книжках.
  7. Безопасность. Для Вас важно понимать,  что делается для обеспечения безопасности компьютерных сетей, каким образом защищены сервера как от внешнего вторжения, так и в случае проверок контролирующих органов.  Каким образом ограничивается доступ в помещение бухгалтерской службы посторонних людей. Каким образом осуществляется круглосуточная охрана.
  8. Отзывы и репутация компании. Конечно, самый лучший способ поиска аутсорсинговой бухгалтерской   компании – это рекомендации. Лучше – знакомых и друзей. Однако, не у всех есть такие знакомые. В реалиях сегодняшнего дня на сайтах представлены отзывы клиентов. Внимательно их прочитайте. Если фирма серьезно относится к своей репутации, то отзывы будут подлинными: во-первых, подписаны, во-вторых, написаны разными стилями и о разном.  Если вы читаете десяток похожих отзывов без подписей и названий или за подписью «Маша» или «Саша», стоит серьезно задуматься доверять ли этому сайту. Если у Вас есть какие-либо сомнения,  Вы можете попросить телефон кого-либо из существующих клиентов. Естественно, что Вам дадут контакты человека, с которым предварительно договорились о подобном звонке.  Но, согласитесь, наличие у компании лояльных клиентов, готовых порекомендовать ее – хороший знак.

И в заключении можно сказать следующее. Любой предприниматель в первую очередь всегда доверяет своей интуиции и способности разбираться в людях.  Человеческий фактор нельзя сбрасывать со счетов, а роль личности в истории никто не отменял. Как бы пристально Вы не проводили сравнительный анализ, главным аргументом в выборе компании для  аутсорсинга бухгалтерских услуг должна быть не цена,  а доверие и комфорт во взаимодействии с этими людьми.

Оформите предварительную заявку на аутсорсинг бухгалтерских услуг в компании «Б2 Бухгалтерия» и получите скидку 10% на стоимость услуги за первый квартал.

Предварительная заявка
на аутсорсинг бухгалтерских услуг