Бухгалтерский и управленческий учет — в чем разница.

Часто в разговорах с существующими и потенциальными клиентами встает вопрос о постановке не только бухгалтерского, но и управленческого учета. Однако, при детальном обсуждении задач выясняется, что для принятия решений им достаточно грамотного ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет – это аналитика и вывод из управленческого учета. Бухгалтерская отчетность группирует сведения о деятельности предприятия – укрупненные финансовые показатели.

Есть различные уровни принятия решений. Например: интересно нам заниматься этим конкретным видом деятельности или неинтересно. Это уровень принятия решения учредителей или участников общества. У них среди прочих критериев, в том числе и критерий стоимости – выгодности. Они принимают решение на уровне: «Мы инвестировали деньги в проект, у нас есть такой-то доход, надо нам это продолжать или нет?». В соответствии со своим собственным представлением об этом самом проекте и его прибыльности они или сохраняют бизнес, или увольняют директора, или продают доли и т.д.

Правовое поле предполагало изначально защиту прав участников общества. В основном речь идет о том, что люди вкладывают деньги им нужно иметь обратную информацию. При переходе к рыночной экономике законодательство затачивалось для получения информации инвестором. Поэтому и был создан именно такой порядок формирования бухгалтерской отчетности. В России возникло «Положение о бухгалтерском учете», изменились требования к сбору информации, мы легли под западный формат учета для того, чтобы иностранные инвесторы понимали о чем здесь идет речь. До конца этот процесс не довели, но, тем не менее, мы серьезно продвинулись в нужном направлении. Поэтому многие пользователи бухгалтерской отчетности, сидящие за рубежом – инвесторы — довольствуются не отдельным порядком обработки данных, получаемых при хозяйственной деятельности на территории Российской федерации, но иногда просто пересчитывают показатели бухгалтерской отчетности, полученные в рамках ведения бухгалтерского учета по законам российской федерации в показатели МФСО.

Можно говорить о финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта как о некоем наборе краткосрочных действий направленных на достижение каких-то целей. Эта деятельность сама по себе нуждается в оценке собственной эффективности. Оценивать надо и каждое мероприятие в отдельности, и все мероприятия по совокупности. Т.е речь идет об оценке различных уровней: стратегическом, оперативном и тактическом. Это некий способ обратной связи. Поскольку на той стороне собеседника нет, то в чем обратная связь? Люди собирают сведения , т.е. структурируют память. И обрабатывают эти данные по структурированию памяти, добиваясь получения «осушенных» показателей, которые позволяют вынести суждение «да» или «нет». В самом грубом варианте – «прибыльно» или «неприбыльно». Если мы начинаем оценивать действия, мы должны оценить их как «эффективные» или «неэффективные». Соответственно, в чем формулируется задача. Если задача формулируется исключительно «эффективность измеряется деньгами», то вот она стоимостная оценка – прибыль. А если она измеряется не только деньгами, а например, производительностью? «Мы будем делать то, что производительно, несмотря на то, что там маленькая доля прибыли потому, что хотя доля маленькая, но зато мы можем сделать этой ерунды столько, что эта маленькая доля прибыли будет в абсолютном выражении огромной». Нужны другие показатели. Для принятия такого рода решений нужен сбор и обработка информации. Обратная связь как раз и появляется, когда у нас сведения о хозяйственной деятельности становятся информацией. Информацией они становятся тогда, когда они собраны, и результат их сбора и обработки является понятным для пользователя. Пользователи – это те люди, которые на основании этой информации принимают решения. На уровне стратегии и идеи эти решения принимают участники общества. Соответственно, они являются пользователями бухгалтерской отчетности, которая группирует сведения о деятельности предприятия на достаточно протяженных временных отрезках и не отслеживает некоторые проекты – частности. Она отслеживает только состояние предприятия целиком: состояние его активов, показатели нормы прибыли, т.е. укрупненные финансовые показатели.

Финансовые показатели получает бухгалтерский учет. Он основан на сведениях, которые собираются с поляны деятельности. Каждая хозяйственная операция фиксируется первичным документом и этот первичный документ так или иначе обрабатывается. Для целей получения финансовых показателей собираются однотипные сведения – у всех компаний одинаковые, одинаковым образом обрабатываются и соответственно разные пользователи с разным образованием и пониманием могут сравнивать и сопоставлять результаты деятельности разных предприятий. А вот когда мы заводим речь о том, что управленческим кадрам: директору или топ-менеджеру, осуществляя деятельность нужно получать обратную связь, т.е. собирать сведения об эффективности, обрабатывать и анализировать их, мы начинаем говорить об управленческом учете. Задача управленческого учета – собирать сведения для принятия решений на оперативном и тактическом уровнях. Бухгалтерский учет является частью управленческого учета, потому что сведения как для одного, так и для другого, да впрочем, и для налогового тоже берутся из документирования хозяйственных операций, т.е. с низового уровня. Для целей бухгалтерского учета фиксируются не все операции, а только те, которые заключаются в переходе ответственности от лиц хозяйствующих субъектов внутри субъекта или третьим лицам. И хозяйственные операции по совершении которых вытекают либо исполнение, либо появление обязательств. Причем, как внутри предприятия, так и с третьими лицами. Бухгалтерский учет берет часть того, что делает управленческий учет, потому что для принятия управленческих решений информации может быть нужно больше, чем для целей бухгалтерского учета. Управленческий персонал может пользоваться при принятии своих решений обратной связью от деятельности, которая собирается и обрабатывается в рамках ведения бухгалтерского учета. Но, быть может для того, чтоб оценивать эффективность своей деятельности, ему нужны будут еще какие-то сведения. Соответственно, он вынужден их будет дополнительно собирать и обрабатывать.

Управленческий учет — это сбор, обработка, группировка и анализ данных о хозяйственных операциях, который используется на уровне оперативной и тактической деятельности. Бухгалтерский учет – это учет, итоговым пользователем которого являются люди, принимающие стратегические решения.

Самостоятельное ведение бухгалтерского учета.

Меня часто спрашивают: «Можно ли самостоятельно вести бухгалтерский учет?»
Считаю, что – можно. А вот нужно ли это, зависит от того, что ты хочешь получить от бухгалтерского учета. Есть два подхода к решению данной задачи.

Подход первый — у тебя нет потребности в получении результата от бухгалтерского учета для принятия управленческих решений. В таком случае вести бухгалтерский учет, особенно если ты предприниматель на «упрощенке» смысла нет. Ты просто ежеквартально от суммы пришедших денег отсчитываешь шесть процентов отдаешь в бюджет. Единственная сложность — правильно оформить платежку. Даже если ты неправильно рассчитаешь налог — это не страшно. Декларация сдается по окончании года. В конце года ты должен сделать все правильно и тогда неправильное исчисления налога откорректируется. Заплатишь пеню, если ты неверно рассчитал что-то ранее, и на этом все закончится. Соответственно, чтобы просто «сдавать отчетность» ты, во-первых, не должен нуждаться в функции учета как таковой, т. е. в той функции учета, которая участвует в принятии управленческих решений, а, во-вторых, ты должен относиться к результату бухгалтерского учета как к элементу взаимоотношения с государством, а не, к примеру, с партнерами по бизнесу.

Другой подход — это когда ты строишь в своем мирке социализм. Социализм — это «учет и контроль», где от каждого по способностям — каждому по труду. Ты должен учитывать труд и способности, которые прилагаются тобой, партнерами, сотрудниками. Отсюда: ты должен учитывать и контролировать кто за что отвечает (где какая «шалабушка», у кого она находится, кто что должен с ней делать в каждый момент времени — все это у тебя учтено и записано).
Это учет на уровне, когда ты взаимодействуешь с какими-либо «аутсорсерами», т. е., у тебя есть обязательства, которые нуждаются в более ли менее точном описании, Например, ты для кого-то делаешь что-то, что меряется часами. Соответственно, ты должен учитывать часы. Как только у тебя появляются хозяйственные операции, в которых ты не участвуешь, тебе нужно решать вопрос: «Каким образом те, кто в них участвует будет собирать данные, чтобы ты понимал, что они делают под твоим именем?» И вот с этого момента, тебе становится интересно «поставить учет». В том случае, если у тебя много мелких операций и ты намереваешься масштабировать деятельность, то ты будешь вынужден ставить учет. Простой пример. Представим, что у тебя контора по рубке дров. И ты сам рубишь дрова. Соответственно, ты можешь таскать их сам, но если тебе хочется ускориться и достичь апогея своей рубщицкой производительности, то ты нанимаешь кого-то, кто тебе ставит поленья. Та же самая история с учетом. Тебе каждое полено надо учесть, т.е. поставить отметку 1 штука. И ты можешь сам, после каждого удара бегать с топором к листочку и записывать единичку, можешь это делать раз в полтора часа, перебирая поленья в куче, или отмечать их не единичками, а десятками, а можешь нанять учетчика, который будет ходить за тобой с листком и ставить там единички. Плюс ко всему, когда у тебя только поленья – это единички или десятки одного свойства. А когда у тебя не поленья, а есть еще что-то, тебе надо вести учет и разбираться, что единички на этом листочке — это поленья, а единички на другом листочке — это грибы. И, соответственно, поскольку ты их по-разному и разным людям продаешь, по-разному хранишь, по-разному фасуешь, то тебе надо либо самому этим заниматься: упаковывать, возить, либо отдавать кому-то упаковывать и возить, и при этом помнить, где у тебя сколько чего конкретно лежит. Соответственно, ты либо все это делаешь сам, либо нанимаешь для этого кого-то. Дальше начинается другая история. Можешь нанять человека и ему объяснять: «Ты берешь листочек и ходишь: вот сюда пишешь вот это, а вот сюда — вот это». И обязательно следишь правильно ли этот человек за тобой записывает. Везде ли он ходит. Фактически это грубая аналогия создания бухгалтерского подразделения у себя в компании. И в этом случае у тебя есть два варианта. Либо ты сам берешься организовать учет, но у тебя нет квалификации. К примеру, ты никогда этого не делал. Либо ты нанимаешь бухгалтера, который этим занимается. Но опять-таки ты его не можешь оценить и вынужден полагаться на некие общечеловеческие качества, что он не станет тебе врать по поводу своего опыта и профессионализма. Т.е. ты рискуешь. Ты рискуешь, если этот человек введет тебя в заблуждение, сам накосячит, потом свалит, когда поймет, что накосячил, а ты не знаешь, что он накосячил и, в итоге, тебе может быть нехорошо. Ты вынужден будешь нанимать того, который более профессионален и все это разгребет. И опять с тем же успехом. Либо ты угадаешь и он тебе сделает то, за что возьмется. Либо не угадаешь. При этом ты, во-первых, должен организовать работу, т. е. поставить задачи, а во-вторых, организовать возможность его функционирования, т. е. рабочее место. Есть еще вариант, который не является промежуточным — он просто более профессиональный. Нанять аутсорсинговую бухгалтерскую компанию. Основание для этого: если кто-то смог организовать систему бухгалтерского учета таким образом, что он продает результат работы этой системы третьим лицам и делает это долго, хорошо на этом зарабатывает, то это подтверждение слов: «Я — профессионал. Я тебе все построю». Но об этом я расскажу в своем следующем посте.